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Was denn nun: E-Mail oder Social Software

am Freitag, den 25. Oktober 2013

Bei der Einführung von Social Software im Unternehmen wird immer wieder der Produktivitätskiller E-Mail als eine Motivation genannt. Alles, was dort schlecht läuft, wird mit Social Software besser, so klingt es oft.

Stimmt nicht! E-Mail ist nicht tot - sie wird mit dem Einsatz eines sozialen Netzwerk im Unternehmen nur wieder auf ihren eigentlichen Zweck zurückgeführt.

Vergleichen wir es mal mit dem "richtigen Leben": Menschen kommunizieren direkt miteinander Vertrauliches oder auch in größeren Gruppen. Warum sollte es in der elektronisch Kommunikation anders sein?

Die E-Mail ist hervorragend geeignet, um zwischen zwei Personen direkt zu kommunizieren und die Kommunikation nicht für Dritte interessant sein wird. Diesen Zweck wird sie auch weiterhin erfüllen, weil diese Art der Kommunikation in Unternehmen nach wie in der Zukunft benötigt wird. Nicht jedes Thema eignet sich für eine größere Öffentlichkeit. Vertrauliches muss vertraulich bleiben und hat nichts in sozialen Netzwerken zu suchen.

Nicht geeignet ist die E-Mail aufgrund Ihres asynchronen Kommunikationscharakters für die Abstimmung in größeren Gruppen. Jeder kennt die E-Mail-Schlangen, in dem ein Dokument abgestimmt werden soll und irgendwann niemand mehr die aktuelle Version kennt. In einem sozialen Netzwerk kann hier jeder zur gleichen Zeit mit diskutieren, ohne das es nach kurzer Zeit unübersichtlich wird. Der schon marktreife Technologie, zeitgleich an einem Dokument zu arbeiten und zu diskutieren wird hier die Nutzer schnell überzeugen - wer schon einmal mit mehreren Personen an Google Docs gearbeitet hat, wird das Ende der lokalen Datei nicht abwarten können.

Mit Einführung einer sozialen Software hat man plötzlich die Möglichkeit, mit vielen Kollegen Ideen zu diskutieren und Anregungen zu bekommen, die ohne eine solche Software undenkbar wären. Wer schreibt schon eine E-Mail an alle Kollegen mit einer Idee, die er zu einem Produkt hat? Diese in ein Forum zum Produkt einzustellen und sich mit interessierten Kollegen auszutauschen hätte in der 1.0-Welt einen Besprechungsraum und viel Zeit benötigt. Mit Softwareunterstützung kann es hochproduktiv werden.

Social Software wird ihre Stärken und ihr Potenzial zeigen, je mehr Anwendungsfälle die Mitarbeiter motivieren, mitzumachen. Sie wird die klassische E-Mail nicht komplett verdrängen, aber auf ein normales Maß zurückführen. Moderne Oberflächen werden die E-Mails zu einem natürlichen Teil der täglichen Benutzeroberfläche werden lassen.

Dem Benutzer ist der Begriff und die Technologie vollkommen egal. Er muss nur verstehen, ob seine Nachricht an einen kleinen Kreis geht und vertraulich bleibt, oder ob sie von vielen oder allen gelesen werden kann. Hier wird die Herausforderung für die zukünftigen Kommunikationsplattformen liegen.

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