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7 Thesen für das Ende der E-Mail

am Dienstag, den 20. März 2012

Auf dem Blog der Wirtschaftswoche wurden sieben Thesen veröffentlicht, die als Anregung für diesen Blog-Eintrag verwendet worden sind.

Erste Unternehmen sind bereits dabei die Nutzung der E-Mail einzuschränken oder intern sogar zu verbieten (siehe Atos). Viele werden sich an dieser Stelle Fragen, wieso die E-Mail abgeschafft werden sollte. Es ist eine schnelle und direkte Art der Kommunikation.

Die sieben Thesen, warum die E-Mail fälschlich genutzt wird und dem Ende immer näher rückt:

  1. In vielen Situationen sind E-Mails ungeeignet.
    Zum Beispiel in der Terminabsprache zwischen einer Gruppe. Es werden viele Mails versendet, die alle bekommen. Dafür gibt es seit Jahren Tools, in denen Termine abgestimmt werden können, ohne dass alle über jede Stimme benachrichtigt werden.
  2. E-Mails werden als Chat missbraucht.
    Anstatt über Dienste zu kommunizieren, die für den Chat vorgesehen sind, werden E-Mails versendet. Doch werden unsere E-Mail-Postfächer mit Chat-Nachrichten überfüllt. Dies trägt nicht gerade zur Übersichtlichkeit bei.
  3. Informationen in E-Mails werden weggeworfen.
    Viele Fragen werden über  E-Mails geklärt. Doch werden die gleichen Fragen immer und immer wieder über E-Mails geklärt. Anstatt eine zentrale Anlaufstelle für allgemein bekannte Nachfragen (z.B. neue Kollegen, die bestimmte Zugangsdaten benötigen) zu pflegen, werden diese Anfragen via E-Mail gelöst. Der nächste neue Kollege wird die gleichen Fragen haben...
  4. E-Mailprogramme sind veraltet.
    Wir speichern eine Menge an Informationen in unseren E-Mails, doch finden wir diese auch wieder? Die Postfächer werden immer voller und werden oftmals nicht sortiert. Ein Auffinden von Informationen, die gerade einmal wenige Monate alt sind kann da schon schwer fallen. Doch bestehen bereits Tools, die ein Auffinden einfacher gestalten (z.B.: ein Wiki).
  5. Push-Benachrichtigungen für unnötige Informationen.
    Bei E-Mails entscheidet der Versender über die zu informierenden Personen. Es gilt oft die Regel "lieber zu viele als zu wenige" informieren. Doch hilft es mir weiter, wenn ich über den aktuellen Speiseplan informiert werden? Es raubt eher Zeit, denn wenn ich den Speiseplan wissen möchte, könnte ich z.B.: die entsprechende Seite im Intranet aufrufen.
  6. Gruppenarbeit und E-Mails passen nicht zusammen.
    Gruppen kommunizieren viel über E-Mails, doch stellt sich die Frage ob dies sinnvoll ist. Es werden neue Versionen von Dokumenten erstellt, welche sich teilweise überschneiden und mühsam zusammengefügt werden müssen. Dabei bestehen schon heute Lösungen, in denen Gruppen gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Die Änderungen der anderen können sogar live verfolgt werden.
  7. E-Mails sind oft sehr langatmig.
    Bei dem Schreiben von E-Mails neigen viele dazu sehr lange Sätze und Absätze zu schreiben. Es sollen möglichst viele Informationen untergebracht werden. Ist dies wirklich immer notwendig oder wird es dadurch nicht aufwendiger den eigentlichen Sinn der E-Mail zu verstehen?

Dies sind nur wenige Thesen, warum die E-Mail für falsche Zwecke missbraucht wird. Anfangs bestanden noch keine anderen Mittel der Kommunikation. Doch die Technologie ist weit fortgeschritten und bietet Vielen sehr produktive Wege um mit den Kollegen zu kommunizieren.

Nehmen wir uns ein Beispiel an den heutigen Teenagern, die die E-Mail produktiver einsetzen als die "älteren" Generationen und für Ihre Kommunikation aktuelle Technologien einsetzen. (Quelle)

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