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25Mai 090

Checkliste DMS

am Montag, den 25. Mai 2009

Für den Betrieb elektronischer Archivlösungen existieren diverse Vorschriften. Zur Unterstützung bei der Planung hat der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) folgende Merksätze bereitgestellt.

1. Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren

2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden

8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden

9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen

10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze


Zu dieser Checkliste gibt es von der Computerwoche einen Artikel, in dem die Liste zusammengestellt und die einzelnen Punkte näher beschrieben werden.

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